Deja de Perder Tiempo y Dinero en Cada Reunión

Según la Real Academia Española (RAE), drama es una "obra de teatro o de cine en que prevalecen acciones y situaciones tensas y pasiones conflictivas."

Ok. Suena como la vida de un emprendedor.

Ahora, la pregunta es: ¿cómo evitamos el drama innecesario en nuestro equipo?

Veamos.

¿Te ha pasado que sales de una reunión sintiéndote igual de confundido que cuando entraste?

O peor aún, ¿que semanas después descubres que cada persona entendió algo distinto y el trabajo se hizo mal?

No solo se perdió tiempo, también se generó drama y frustración, bajó la motivación del equipo y afectó los resultados.

Aquí viene la parte que se me hizo difícil de aceptar: esto no es culpa del equipo, sino de los líderes.

Te cuento lo que pasó en una reunión de marketing y ventas en Fitco en el 2018.

Ejemplo: Incrementar la cantidad de leads

No estábamos alcanzando la meta de leads mensual. La conversación fue así:

• Yo: “¿Cómo vamos a incrementar la cantidad de leads?”

• Persona del equipo: “Deberíamos crear más contenido en Instagram y aumentar la pauta en Facebook.”

• El equipo y yo: “Hace sentido, hagámoslo.”

¿Te parece que hay algún problema en esta conversación? No hay uno, hay demasiados.

Nadie se preguntó:

• ¿Cuántos leads adicionales esperamos con estas iniciativas? ¿Llegaremos a la meta, la superaremos o solo nos acercaremos?

• ¿Cuánto contenido adicional crearemos? ¿1, 2, 5 piezas más por semana?

• ¿Qué tipo de contenido crearemos? ¿Posts, historias, blogs, webinars?

• ¿Quién es responsable de crearlo y medir los resultados?

• ¿Cuánto dinero adicional invertiremos en pauta y por cuánto tiempo?

• ¿Cuándo incrementaremos la pauta y quién será responsable de ejecutarlo?

Quizá pienses que algunas respuestas son obvias.

Pero aprendí por las malas que es mejor invertir 5 minutos alineando expectativas que perder tiempo y dinero asumiendo que todos entendemos lo mismo. 

El resultado:

❌ Perdimos una semana porque el equipo ejecutó algo diferente a lo que el Manager de Marketing y yo esperábamos.

❌ Perdimos tiempo en discusiones innecesarias buscando culpables.

Seguro has estado en este tipo de conversaciones. Si no, lucky you!

Para los que sí hemos sufrido dolores de cabeza por pendientes mal definidos y reuniones improductivas, aquí está la solución.

Solución: Clean Agreements

Acuerdos claros en español (o CA para los que prefieren escribir menos como yo).

La metodología es simple: pregunta siempre 3 cosas antes de cerrar cualquier conversación o reunión:

1. ¿Qué?

2. ¿Quién?

3. ¿Cuándo?

¿Qué? - Define la tarea específica

¿Qué se espera que se haga? Sé lo más específico posible.

• ❌ “Incrementar las ventas”

• ✅ “Incrementar las ventas mensuales en 10% en el segundo trimestre”

¿Quién? - Asigna un responsable

Cada tarea debe tener un dueño claro. No importa si varias personas la ejecutan, solo una persona es responsable (accountable).

• ❌“El equipo de operaciones hará el reporte”

• ✅ “Alex será el responsable final de este proyecto”

¿Cuándo? - Fija una fecha y hora concreta

Esta es una de las preguntas más importantes. La alineación en un día y hora te va a ahorrar bastantes conversaciones incómodas.

• ❌“El equipo de operaciones hará el reporte la próxima semana”

• ✅ “Alex se encargará de que el reporte se envíe el próximo jueves al medio día.”

Pro tip: Deja los CAs por escrito en una herramienta accesible para todos (Notion, Slack, Google Docs, etc.) - ¡menos WhatsApp!

Cómo negociar un acuerdo

No siempre podrás cumplir todos tus CAs. Lo importante es avisar con anticipación y renegociarlo.

• ❌ “Uy, no pude hacerlo. Lo siento.”

• ✅ “Me comprometí a enviar el reporte el jueves al medio día, pero el proyecto X me tomó más tiempo. ¿Puedo enviarlo el viernes al medio día?”

Si en tu equipo no está claro con cuánta anticipación se debe avisar, definan una regla juntos.

Ejemplo: “Este es el CA. Si necesitan más tiempo, deben avisar con al menos 2 días de anticipación.”

Comunicación clara gente, comunicación clara. Esa es la clave.

Bonus: También funciona en tu relación de pareja

Los CAs no solo sirven en el trabajo, también pueden ahorrarte drama innecesario en casa.

Va el ejemplo:

• Pareja: “Por favor lava los platos.”

• Tu: “Ok.”

• 10 minutos después…

• Pareja: “¡¿Por qué no lo hiciste?!”

• Tu: “Pensaba hacerlo en una hora, después de escuchar este podcast…”

Aquí el qué y quién estaban claros.

El problema fue el cuándo.

Versión con CA:

• Pareja: “Por favor lava los platos.”

• Tu: “Claro. ¿Te parece si lo hago en una hora? Me gustaría terminar de escuchar este podcast.”

• Pareja: “Vale.” 

Expectativas alineadas. Menos drama. Escucha tu podcast en paz.

Listo. Tres simples preguntas que alinean expectativas, reducen el tiempo perdido en reuniones y eliminan el drama.

Puedes empezar hoy mismo. No hay excusa.

En tu próxima reunión haz las tres preguntas:

• Qué se hará

• Quién lo hará

• Cuándo se hará

Si no hay un CA, no avances al siguiente tema. Déjalo por escrito.

Recuerda: FOCUS & KISS (Keep it simple, stupid), no te compliques.

Ahora, te tengo una pregunta:

¿Ya me sigues en Instagram, Youtube y en Beehiiv?

Si no, ¿qué esperas?

Abrazo,

AM

Soy Alexander Mayor, empresario con más de 10 años de experiencia, fundador de Motion Group, una holding company que ayuda a pequeños y medianos emprendedores a profesionalizar y escalar sus negocios.

Creo en una nueva forma de emprender: donde el crecimiento del negocio y del emprendedor van de la mano. Mi misión es ayudar a que ambos alcancen su máximo potencial, disfrutando el camino.