Guía de Reuniones para Emprendedores

Antes de empezar: En Motion Group creemos que las PYMES son el corazón de las economías de Latinoamérica.

Pero para que crezcan, hace falta algo más que esfuerzo: se necesita profesionalizar la operación, liderar con consciencia y compartir lo que funciona.

Por eso abrimos las puertas de nuestras empresas y compartimos, sin filtros, lo que hacemos y lo que aprendemos. 

Porque si más emprendedores crecen, crecemos todos.

Las reuniones: a veces las amas, a veces las odias. Todos hemos escuchado la frase "esta reunión pudo ser un email".

En Motion Group, nuestro objetivo es que cada reunión tenga un propósito claro, una agenda definida y que sirva para tomar decisiones accionables.

Ya hablamos de cómo hacer reuniones más efectivas con los Clean Agreements. Hoy quiero contarte cómo organizamos nuestras reuniones en las empresas del grupo, desde las reuniones diarias hasta las semestrales, y qué nos ha funcionado para mantenerlas enfocadas y productivas.

Importante: No creemos tener la razón sobre cómo organizar las reuniones en una empresa, simplemente queremos compartir lo que nos ha funcionado hasta el momento. Adopta lo que te funciona, y lo que no, descártalo.

Nuestra regla de oro: reuniones con propósito y estructura clara

No se trata solo de reunirse por reunirse. Cada reunión debe tener un objetivo específico y una agenda clara.

Si lideras la reunión, prepara la agenda con anticipación. Si vas a presentar un tema, llega con los datos y listo para resolver dudas.

En reuniones grupales (3 o más personas), usamos entre 40% y 50% del tiempo solo para leer y comentar documentos. Luego, discutimos únicamente los puntos que lo ameritan. Esta dinámica la adoptamos del formato de Amazon, y desde que la implementamos, las reuniones son mucho más eficientes.

Además, cualquier punto discutido debe cerrar con un Clean Agreement, de lo contrario, fue solo una conversación más.

🎯 Pro tip: Recuerda que las reuniones son caras. Te invito a calcular el costo de una reunión grupal. Si una reunión dura una hora, y hay 5 personas involucradas, determina el salario por hora de cada persona y súmalo. Este simple ejercicio cambia la perspectiva sobre la utilidad de una reunión.

Ceremonias por frecuencia

Estas son las reuniones que usamos en las empresas del portafolio de Motion Group:

Reuniones Diarias

• Daily de Producto y Tecnología (15 min): Cada persona responde tres preguntas: ¿Qué hice ayer? ¿Qué haré hoy? ¿Tengo algún impedimento?

• Revisión Comercial (15-30 min): Seguimiento de prospectos, avances en ventas y prioridades inmediatas.

• Revisión de Finanzas (30 min): Estado de caja, pagos pendientes y forecast financiero. Tres veces por semana.

Reuniones Semanales

• Revisión de KPIs (45 min): Reunión con managers para revisar los principales indicadores: leads, ventas, conversiones, churn, progreso de proyectos, etc. Incluye espacio de lectura y discusión.

• OpsReview por áreas (30 min): Reuniones tácticas por equipo (producto, ventas, marketing, tecnología, etc.) para resolver dudas o apoyar proyectos específicos.

• 1:1 con reportes directos (30 min): Seguimiento personal y profesional entre managers y sus reportes. Agenda compartida.

Reuniones Mensuales

• Cierre de Mes (60-90 min): Análisis de métricas clave, resultados, metas alcanzadas y proyecciones.

• Retrospectiva (30 min): Espacio para dar y recibir feedback. Importante: si traes un punto de mejora, llega con una propuesta.

Reuniones Trimestrales

• Cierre de Trimestre (60-90 min): Análisis más profundo con comparación histórica (ideal para identificar tendencias).

• Planificación de OKRs (60 min): Se realiza en la primera quincena del último mes del trimestre. Se definen prioridades y resultados clave para el siguiente trimestre. Hacemos dos reuniones de 60 minutos.

Reuniones Semestrales

• Performance Review (60-90 min): Evaluación del desempeño de los últimos 6 meses. También se definen los siguientes pasos del colaborador: promoción, continuidad, plan de mejora o salida.

  Importante: el despido no debe ser una sorpresa. Antes entregamos un Performance Improvement Plan (PIP).

🎯 Pro Tip: Para evitar el sesgo en el Performance Review, ten apuntes de todas tus reuniones 1:1 con fechas y los eventos tanto positivos como por mejorar.

Template Performance Review

Esta es una de las reuniones más importantes, pero que menos he visto que aplican los emprendedores.

Si quieres saber más sobre cómo hacer un Performance Review con tu equipo, te comparto nuestra guía líneas abajo.