La herramienta que nos permitió sobrevivir la Pandemia

Tu negocio no quiebra por falta de ideas. Quiebra por falta de dinero.

Emprender es de valientes. Muchos factores que no podemos controlar nos sorprenden continuamente: la volatilidad de las ventas, la inestabilidad económica y política, la informalidad del mercado, el acceso limitado al financiamiento…

Pero existe una herramienta poderosa que sí podemos controlar totalmente para crecer de manera sostenible: los gastos.

Sí, lo sé. Eso no suena tan emocionante como lanzar un nuevo producto o expandirte a un nuevo mercado. Pero te puedo asegurar que llevar un control estricto de tus gastos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu empresa.

🛑 Los riesgos de no controlar tus gastos

Muchos emprendedores con los que hablo no conocen realmente cuánto ni en qué gastan el dinero de la empresa. Uno de los principales errores que cometemos como emprendedores es asumir que mientras haya ingresos, todo está bien.

Sin embargo, no saber exactamente en qué estamos destinando el dinero puede traernos problemas:

• Falta de liquidez. Si tus gastos superan tus ingresos y no lo detectas a tiempo, vas a quedarte sin dinero para operar.

• Dificultad para responder ante “emergencias”. Siempre hay imprevistos. Si no tienes un “colchón”, estos gastos inesperados te puede llevar a pedir préstamos que podrías haber evitado (y las tasas de interés no suelen ser bajas).

• Estancamiento del crecimiento. Si el dinero de la empresa lo estás destinando a gastos que no generan valor (siempre hay una suscripción que nadie en tu equipo usa), estás perdiendo la oportunidad de reinvertir más para crecer o de ganar más dinero.

🪜 Los 4 pasos para controlar gastos y construir un negocio rentable

Los 4 pasos que aplicamos en las empresas de Motion para tener completa visibilidad y control de nuestros gastos:

1. Registra

• Lleva un control diario de todos los gastos. Si, diario.

• Clasifícalos por categorías: costo de ventas, gastos de ventas, gastos administrativos, etc.

• Usa una hoja de Excel, Google Spreadsheets o un software contable.

Este es el paso más importante, así que sé lo más detallado posible. Considera desde las compras más pequeñas hasta tus egresos más importantes.

2. Proyecta

• Estima los gastos de los próximos tres meses de manera detallada.

• Define cuánto puedes gastar en total y por categoría según tus ingresos esperados.

• Haz ajustes en los gastos si esperas una baja de ventas.

A la hora de proyectar, considera:

• Tener siempre un espacio para “Otros Gastos”, puede ser un monto menor que te permita responder ante los imprevistos del día a día.

• No proyectes el mejor escenario de tus ingresos, proyecta un promedio o incluso mejor un escenario pesimista. Si aún así logras generar rentabilidad, estás por buen camino.

3. Audita

• Revisa tus gastos al menos una vez cada dos semanas.

• Pregunta: ¿Estamos gastando de acuerdo al plan? ¿Hay herramientas que ya no se usan? ¿Esto podemos pagarlo en partes?

En Motion tenemos reuniones con el equipo contable y financiero dos veces a la semana para revisar si estamos cumpliendo con el presupuesto o no. No esperamos a fin de mes para actuar en caso estemos lejos del objetivo.

4. Optimiza

• Reduce lo que no genera retorno.

• Renegocia condiciones actuales con proveedores.

• Automatiza tareas repetitivas.

🎯 Pro tip: Sé proactivo con el control de tus gastos.

💵 ¿Cuánto deberías gastar según tu industria?

Para tener una idea de si estás gastando mucho o poco, puedes compararte con estándares de tu industria (benchmarks). 

Busca empresas públicas de tu sector -aunque sean mucho más grandes- y revisa sus reportes anuales. Mira cuánto porcentaje de sus ingresos destinan a

• Costo de Venta

• Gastos de ventas y marketing

• Gastos de producción

• Gastos administrativos

• Gastos en investigación y desarrollo

y compáralo con tus porcentajes.

Imagina que tienes un negocio de desarrollo de software y ves que las empresas públicas de tu sector gastan el 25% de su presupuesto en marketing.

Si tu empresa gasta, por ejemplo, 10%, entonces tienes espacio para invertir más. Pero si por el contrario tu gasto está cerca al 40%, ya tienes una alerta para empezar a reducir ese monto.

💹 Cómo controlar gastos permitió que mi primera empresa sobreviva la pandemia

Cuando llegó la pandemia por la COVID-19, el 70% de las ventas de Fitco desaparecieron de un día para otro.

Fue la planificación y el orden en nuestros gastos lo que nos permitió sobrevivir, e incluso llegar a ser rentables después de unos meses.

Si bien antes de la crisis ya teníamos un archivo donde registrábamos todos los gastos, mi visión era más “macro” (solo veía los números totales), y le hacía seguimiento una vez al mes. 

Pero la pandemia me enseñó que:

• No puedo ser siempre optimista. Lo que pensé que nunca sucedería, sucedió. Desde ese momento siempre realizamos proyecciones pesimistas, tomando como referencia los gastos más altos y los ingresos más bajos que hemos tenido en los últimos doce meses. Y nos obligamos a que ese escenario también sea rentable.

• Debo ser proactivo en el control de los gastos. El registro detallado y monitoreo constante -incluso más de una vez a la semana- nos permite reaccionar y planificar antes de que presentemos cualquier problema de liquidez.

Este fue el primer paso para tener un plan de ahorros real (Profit First).

(Para recordar este concepto, aquí te dejo el artículo donde lo explico).

No creo que quieras esperar a vivir una crisis como esa para copiar esta buena práctica.

Tener claridad en tus gastos te da poder de decisión, tranquilidad y, sobre todo, sostenibilidad a largo plazo.

No lo dejes para después. Empieza hoy.

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Abrazo,

AM

Soy Alexander Mayor, fundador de Motion Group. Una holding company que se asocia con pequeños y medianos emprendedores para escalar sus negocios juntos. Nuestra misión es ayudar a nuestros emprendedores a crear riqueza generacional y cambiar el ecosistema de PYMES en Latinoamérica.

Creo que a través de emprendimientos exitosos y líderes conscientes podemos convertir a Latinoamérica en potencia mundial en emprendimiento.

Por eso compartimos lo que nos funciona, para acortar el camino de las nuevas generaciones. Si crees en esta misión, ayúdame a compartir el contenido.